En guise de conclusion à cette série qui avait pour thème « la parole au Peuple », j'ai décidé de consacrer cette dixième leçon à l'organisation des Comités de Citoyens. Je demande à l'ensemble des Citoyens de s'impliquer dans la gestion de la République (du latin « res publica » les affaires publiques, je le rappelle) encore faut-il savoir comment tout cela va se dérouler.
Que ce soient pour des réunions de travail au sein des entreprises, des groupes de réflexions, des jurys citoyens ou les Comités de Citoyens, des constantes existent. Pour qu'une réunion soit bien menée et qu'elle ne tourne pas en pugilat, il y a des règles à définir impérativement et à respecter scrupuleusement. Pour exemple, certains débats politiques de la télévision ou de la radio relèvent plus des jeux du cirque, avec mise à mort, virtuelle certes, qu'à un échange d'opinions même contradictoires entre personnes sensées exposer leurs programmes. Je tiens à éviter ce genre de chose.
L'extrait reproduis ici sert souvent d'introduction :
« Les réunions en personne constituent la façon la plus usuelle pour des groupes :
- de prendre des décisions,
- de régler des problèmes,
- d’informer les gens
- de planifier des programmes et des projets.
Les réunions peuvent être productives et atteindre les objectifs efficacement. Toutefois, une réunion infructueuse peut engendrer des frustrations et miner l’enthousiasme et l’attitude du groupe. Elle peut aussi affecter l’image de l’organisme dans la collectivité et nuire à ses efforts de recrutement de bénévoles, de partenaires et de commanditaires.
Les réunions efficaces ne s’improvisent pas. Leur succès dépend du soin apporté à la planification de leur déroulement ainsi que du matériel et des ressources humaines nécessaires. » (fin de la citation)
Petit rappel : les Comités de Citoyens, tels que je les conçois, n'ont pas pour but de prendre des décisions. Il n'est pas question de transférer le pouvoir sur ces Comités. La finalité de ces Comités peut se classer en trois catégories :
- Consultatif. Les citoyens qui accepteront de participer aux réunions, auront pour mission d'étudier (dans un sens qui peut être très large mais aussi à prendre au sens propre) des problèmes de société.
- Participatif. Les citoyens seront amenés à travailler (bénévolement) avec leurs élus. Les électeurs et les élus pourront échanger des points de vue, s'expliquer et s'écouter.
- Implicatif. Les Comités devront prendre connaissance des travaux des deux assemblées et apporter leurs avis et opinions. Même si les lois ne s'élaboreront pas dans les Comités, elles ne seront pas adoptées sans y avoir été soumises.
Avant toute chose, quelle est la composition d'un Comité de Citoyen ?
La responsabilité du succès d’une réunion revient à chaque participant. Voici les rôles clés de chacun :
- Le président du Comité est un élu. Il peut être le maire de la commune (un ou plusieurs conseillers municipaux peuvent présider les Comités), le député de la circonscription, un sénateur, bref tout citoyen investi d'un mandat peut présider un Comité (dans la limite du lieu où il exerce son mandat)Le Président de la République aura pour fonction de réunir et de présider des Comités de Citoyens sur tout le territoire de la République.Le président du Comité a la responsabilité de veiller à ce que les réunions soient menées rondement et efficacement. Il ne doit perdre de vue ni les tâches à accomplir (s'il y en a), ni le facteur humain (interactions entre les membres, bien-être de chacun et harmonie au sein du groupe). Ces deux aspects sont importants et influencent le succès de l’organisme.Le président exerce un rôle de premier plan dans la planification, la préparation, la mise en place et l’évaluation des réunions. Il a la responsabilité de veiller à ce que les réunions débutent et se terminent à l’heure prévue, et à ce que les membres participent aux débats.
- Un ou plusieurs rapporteurs sont choisis (au hasard ou par un vote à main levée) en début de séance. Ils assistent le président du Comité. Ils sont les témoins de la réunion. Ils consignent par écrit tout ce qui se dit et rédigent une note finale en vue de la diffuser aux autres Comités de Citoyens. Ils ne sont pas responsables de ce qui aura été dit et qu'ils auront noté.
- Des interlocuteurs peuvent être invités à approfondir certaines questions, exposer les choix qui s’offrent, faire des recommandations à l’assistance appelée à débattre et livrer les informations nécessaires à la bonne compréhension des sujets qui seront abordés.Les réunions de ces Comités ne sont pas politiques et encore moins polémiques. Pourtant, les partis, syndicats, associations, groupes et autres organisations, quelles que soient leurs opinions, sont invités à compléter les informations dont ils auront eu connaissance.De même, les représentants des groupes industriels, commerciaux ou financiers, ainsi que leurs adversaires, seront invités à informer les membres des Comités de leurs objectifs, buts et opinions.
- Les Comités de Citoyens sont composés de tous les citoyens de la commune. Une limite d'âge n'est requise que s'il y a un vote où si une décision doit être prise.Les citoyens qui acceptent de participer aux Comités auront la politesse de se conformer aux règles élémentaires qui seront rappelées dès le départ.
- Un ou plusieurs journalistes peuvent assister aux Comités selon les règles suivantes ;Ils sont citoyens de la commune qui organise le Comité. Dans ce cas, ils prennent part aux débats comme n'importe quel autre citoyen. S'ils doivent rédiger un article, il devra évidemment être conforme à ce qui aura été dit.Ils ne sont pas citoyens de la commune. Ils peuvent poser des questions pour éclairer un élément qu'ils n'auraient pas compris et ne participent aux débats que s'ils ont été présentés comme invités. Ce statut peut leur être refusé dès le départ.Le journaliste pourra faire un compte-rendu indépendant de la réunion du Comité auquel il aura assisté.
- Personne ne peut ou ne doit être écarté des Comités de Citoyens en dehors des motifs graves (mise en danger, menaces, etc...)Les Comités sont publics. Ils ne peuvent se dérouler à l'insu de quiconque. La localisation des Comités doit être connue, diffusée et accessible facilement. Les personnes ne pouvant se déplacer devront pouvoir assister aux Comités selon des dispositions qui seront laissées à l'appréciation de l'assistance.
Avant la réunion, il est important de considérer ces points :
- Déterminer l'organisation du Comité par le choix des rapporteurs et donner la liste des personnes invitées. Tout doit être clairement spécifié dès le début.
- Préciser l’objectif de la réunion. Chaque réunion doit poursuivre un objectif clairement exprimé.
- Rappeler l’ordre du jour, s'il est connu, ou le définir préalablement avant les débats. L’ordre du jour énonce, point par point, les sujets à aborder lors de la réunion.Il est indispensable de classer les points par ordre d’importance et d'allouer suffisamment de temps à chacun. Tous les points prévus dans l'ordre du jour doivent avoir été soumis au comité avec le temps nécessaire pour éviter tous les malentendus.
- L'ordre du jour est affiché à la Mairie de la Commune à un endroit où il peut être consulté à tout moment. Les ordres du jour passés et à venir doivent être diffusés de la même manière.Ceci constitue un rappel de la réunion et permet d’éviter que des points importants ne soient oubliés. Il aide aussi les membres à se concentrer sur les points à l’ordre du jour et à se préparer à en discuter.
- Les rapports et renseignements des personnes (physiques et morales) doivent être disponibles avant toute réunion d'un Comité.Tous les moyens de diffusion sont possibles. Il est évident que cela ne doit pas engager des frais trop importants (même pas de frais du tout) C'est pourquoi la diffusion de ces informations pourra se faire par le biais d'internet.Note et précision : contrairement à la politique générale du gouvernement français actuel (qui n'est qu'une adaptation de ce qui se fait ailleurs, en Europe et plus) je n'ai pas l'intention de brider ce mode de communication, bien au contraire. Internet s'avère un outil très utile et je compte en exploiter les possibilités pour la diffusion des compte-rendus des Comités de Citoyens et mettre en place une base de donnée nationale accessible (librement et gratuitement) à tous les citoyens.
- Confirmer la présence des personnes invitées et attendues ou de celles qui seront habilitées à les représenter.
- Il va sans dire qu'une réunion de Comité de Citoyens ne saurait commencer avant que tous ceux qui ont prévu d'y parler soient arrivés. Si cela devait se produire, un rappel de ce qui aura été dit devra être fait.
Règles élémentaires pour une réunion réussie.
Les règles doivent être rappelées avant de commencer. Des conventions concernant le comportement des participants rendent les réunions plus efficaces et fructueuses. Les règles devraient être discutées par le groupe et revues de façon périodique. Voici quelques règles de base :
- Souhaiter la bienvenue aux participants et présenter les différents invités du Comité.
- Tous les participants ont les mêmes droits et peuvent participer.
- Si la réunion du Comité de Citoyen doit déboucher sur un vote, la majorité l’emporte mais la minorité doit être entendue.En cas de nécessité, les décisions se prennent d’une manière équitable et impartiale.
- On ne discute que d’un sujet à la fois, dans le calme et la sérénité, selon l'ordre du jour qui a été précisé dès le début.
- Respecter l’heure prévue pour le début et la fin de la réunion ainsi que la durée allouée à chacun des thèmes abordés.
- Tous les avis et opinions doivent être entendus, même les plus farfelus. Chaque opinion compte.Une opinion qui paraît saugrenue au premier abord peut s'avérer tout à fait sérieuse. Je vous livre un article de Wikipédia sur le méthode dite « a prioro » :« C'est exactement ce qui s'est produit lorsque la philosophie est née et tout au long de sa tumultueuse histoire. Les différents systèmes métaphysiques ont remis en question les croyances de leurs époques, puis furent ensuite eux-mêmes contestés. Les vérités fondamentales des systèmes métaphysiques sont adoptées moins parce qu'elles sont conformes aux faits que parce qu'elles plaisent à la raison. Platon est un bon exemple de cela, lorsqu'il affirme que les sphères célestes (les astres et les planètes) doivent être distancées proportionnellement à la longueur des cordes des harmonies musicales. Les idées métaphysiques ne reposent que très peu sur des observations, mais paraissent vraisemblables d'un certain point de vue. On les décrète alors vraies, car possibles! Cette méthode est très inventive et elle a donné naissance à de nombreuses philosophies très intéressantes, mais douteuses.Par conséquent, cette méthode consiste à s'attacher aux théories qui paraissent les "plus agréables à la raison". »Pour l'article complet :(Je vous conseille également cet article : « Comment peut-on adhérer à des théories farfelues ? » à l'adresse suivante :
- Résumer l’objectif de la réunion et déterminer le temps alloué à chaque point. Il peut être utile d’inscrire l’ordre du jour et les points à aborder sur un tableau. On aide ainsi les participants à suivre les échanges.
- Dresser la liste des personnes qui demandent la parole pour une communication particulière et veiller à ce que chacune ait la chance de s’exprimer une première fois avant d’accorder de nouveau la parole à une autre.
- Encourager la participation de tous. Il arrive que quelques participants monopolisent les échanges parce qu’ils sont plus à l’aise de parler en public ou que le sujet les passionne. Il incombe au président d’inviter tout le monde à exprimer son point de vue et d’amener les plus timides à prendre part aux débats.
- Garder les échanges centrés sur le sujet. Mettre un terme aux digressions lorsque des participants s’écartent du sujet. Bien que les digressions soient souvent intéressantes, elles nuisent à l’atteinte des objectifs poursuivis.
- « Questions en suspens ». Pour garder la trace des points soulevés qui ne figurent pas à l’ordre du jour, noter ces points à la vue de tous au tableau sous cette rubrique. Cette façon de procéder rassure les participants que les points seront étudiés le moment venu ou inscrits à l’ordre du jour de la réunion suivante.
- Expliquer les acronymes, donner toutes les définitions aux termes techniques de manière à éviter que les échanges ne deviennent hermétiques.
- Évaluer si l’on a fait le tour de la question. Le président devrait résumer les échanges et demander aux participants de s'assurer que l'essentiel figure dans le compte-rendu final.
- Établir un tableau des mesures à prendre pour assurer le suivi des engagements qui ont été pris durant la réunion. Ce tableau comprend trois colonnes indiquant la mesure à prendre (QUOI), la personne qui s’en charge (QUI) et la date limite pour le faire (QUAND).
Le respect de ces quelques règles permettra aux Comités de ne pas se diperser.
(fin de la première partie.)
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire